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Lorsque vos informations sont rassemblées dans une base de données puissante, il est essentiel d'organiser efficacement vos tables, fields et vues - et ajouter des apps bien placées peut avoir un réel impact. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour créer de nouvelles bases Airtable et consolider les bases existantes.


Dois-je fusionner ou séparer les tables ? Et qu'en est-il des bases ?


Comment savoir s'il faut séparer ou regrouper des éléments ? Vous pouvez voir si une base a besoin d'être optimisée en analysant un critère spécifique : la redondance.

Les redondances et l'excès de tables


Vous avez probablement trop de tables si l'une de vos bases répond à l'un des critères suivants :

  • Vous avez plusieurs tables dans la même base avec des fields similaires et/ou identiques qui n'utilisent pas de linked records.
  • Vous avez plusieurs tables dans la même base avec des structures similaires.
  • Vous avez une table qui synthétise les informations contenues dans d'autres tables sans utiliser de linked records dans la même base.
  • Vous copiez et collez souvent des records ou des structures de table.
  • Vous avez plusieurs tables dans la même base qui suivent différentes étapes de projets, même si ces tables ont des structures et des fields différents.
  • Vous créez de nouvelles tables pour différentes périodes (par exemple, semaines, mois, trimestres, etc.).
  • Vous créez de nouvelles tables qui ciblent différentes plateformes (par exemple, les médias sociaux comme Facebook et Twitter).
  • Vous créez des tables par catégorie (par exemple, différents types de produits, genres de musique ou de films, types d'événements, etc.)
  • Vous créez des tables pour chaque membre de votre équipe ou pour des collaborateurs spécifiques.

Dans chaque cas, vous pouvez fusionner plusieurs tables en une seule. Par exemple, si vous créez une table pour chaque membre de l'équipe, il est probable que ces tables aient la même structure ou des structures similaires. Vous pouvez plutôt utiliser un collaborator field (ou même un text ou select field) pour attribuer des tâches à chaque collaborateur et des grouped records pour les séparer.

En outre, vous pouvez créer des vues individuelles qui utilisent des filtres pour n'afficher les tâches que d'un collaborateur à la fois. Vous pouvez utiliser une vue distincte pour tout visualiser en même temps et partager des vues individuelles avec chaque membre de votre équipe.

Consultez cet article pour apprendre à fusionner vos tables.

Les redondances et l'insuffisance de tables


Vous n'avez probablement pas assez de tables si l'une de vos bases répond à l'un des critères suivants :

  • Vous saisissez plusieurs fois les mêmes informations dans la même table (par exemple, des informations de contact).
  • Vous avez une seule table qui suit la même chose en utilisant plusieurs records.
  • Vous avez une table unique avec plus d'un select field et ces select fields sont liés les uns aux autres.

Le plus souvent, vous pouvez éviter la redondance des données en créant une deuxième table et en reliant les records entre eux. Consultez cet article sur les linked records pour apprendre à optimiser vos tables sans les surcharger d'informations.

Pour en savoir plus sur l'intérêt des linked records et des relations, consultez cet article.

Identifiez les redondances dans les bases


Vous trouverez davantage de redondances dans les tables, mais le problème peut également survenir dans les bases. En général, vous souhaitez créer des bases avec un objectif spécifique et de vastes capacités. Par exemple, une base qui fonctionne comme un CRM est plus utile qu'un simple carnet d'adresses. Les deux ont des objectifs spécifiques, mais le CRM offre des capacités plus larges.

Si vous commencez avec un carnet d'adresses, vous pouvez le transformer en CRM en ajoutant des tables pour suivre les activités générales, les sales, le support, etc. En reliant ces tables entre elles, vous évitez non seulement de créer des bases avec des tables redondantes, mais vous faites aussi travailler les informations de cette base pour vous.

Utilisez les apps et app dashboards pour introduire plus d'informations


Airtable apps - une fonctionnalité pro - ajoute de nouvelles fonctionnalités puissantes directement à votre base de façon modulaire. Avec les apps, vous pouvez importer et exporter des informations de votre base de diverses manières, créer des configurations uniques, générer des graphiques, etc. Vous pouvez même organiser les apps de votre choix en dashboards distincts pour des publics ou des utilisations spécifiques. Voyons en quoi les apps peuvent vous être utiles.

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Cliquez sur le bouton "Apps" en haut à droite de votre base. Vous voyez apparaître un dashboard vide avec un message vous invitant à créer votre première app (sauf si vous travaillez sur un template existant). Cliquez sur "+ Add an App".

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Vous pouvez saisir le nom de l'app que vous souhaitez utiliser pour la trouver plus rapidement.

Si votre base suit des commandes et des factures, vous pouvez utiliser des apps pour suivre les délais et générer différents types de factures.

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La page designer app vous permet de prendre les informations de n'importe quelle table et de créer une mise en page imprimable. Vous pouvez également ajouter du texte et des images statiques à vos configurations (logo d'entreprise, informations de contact, etc). Vous pouvez choisir les polices, les tailles de police, les couleurs, etc. Lorsque vous avez une table contenant des linked records, vous pouvez les afficher sous forme de table, de liste ou sans formatage spécifique.

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La time tracker app vous permet de suivre le temps en un clic. Vous pouvez mesurer le temps passé sur des tâches/projets dans des records existants ou créer de nouveaux records directement via l'app.

Les apps contiennent beaucoup d'informations visuelles. Si vous en ajoutez trop à votre dashboard initial, il sera plus difficile de trouver ce dont vous avez besoin. En haut à droite, vous avez la possibilité de renommer votre dashboard et d'en créer d'autres.

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Il vous faudra peut-être créer plusieurs dashboards avec des objectifs similaires ou distincts. Par exemple, un dashboard peut contenir les apps calendar, contact, XML et CSV import qui permettent d'importer des informations de différents types à partir de diverses sources. Les apps Sendgrid et Send SMS sont utiles pour les CRM et les bases marketing. Les apps Google Hangouts et Whereby permettent de faire des meetings virtuels et d'accéder directement depuis votre base.

Certaines apps s'articulent de manière évidente, mais votre workflow peut également combiner différents types d'apps. Les dashboards permettent de grouper ces outils pour les gérer plus efficacement.

Pour en savoir plus sur les apps, consultez cet article. Vous y trouverez des informations générales et une analyse plus approfondie de chaque app.

Les linked record fields filtrés

Lorsque vous utilisez des linked records pour créer une relation entre deux tables, chaque table a instantanément accès à tous les records de l'autre. C'est pratique, vous avez accès à tout sans aucune restriction. Mais parfois, vous voudrez imposer des restrictions et filtrer certains linked records pour y voir plus clair, les masquer à certains collaborateurs ou restreindre les options disponibles dans un formulaire.

Pour imposer une limitation à un linked record field, vous devez d'abord créer une vue dans la table d'origine - celle où se trouvent les linked records - avec un filtre qui affiche uniquement les options que vous souhaitez voir apparaître dans le linked record field de l'autre table. Vous pouvez créer n'importe quel type de filtre. Pour en savoir plus sur les filtres, consultez cet article.

Une fois que vous avez créé votre vue filtrée, modifiez le linked record field. Activez l'option "Limit record selection to a view".

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Sélectionnez la vue filtrée que vous venez de créer dans la liste des options et enregistrez les modifications. Désormais, seuls les records de cette vue apparaîtront comme des options lorsque vous tenterez d'en ajouter au linked record field de cette table.

Pour en savoir plus sur le filtrage des linked records, consultez cet article.


Il s'agit d'une adaptation de cet article du support Airtable.

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