Une base de données est un ensemble d'informations organisées de manière logique de sorte qu'elles puissent être facilement consultées. Vos données sont plus précises, plus fiables et plus faciles à exploiter si vous avez une base de données.

Si vous passez beaucoup de temps sur l'ordinateur, vous interagissez probablement avec les bases de données plusieurs fois par jour - voire plusieurs fois par heure. Les bases de données sont notamment utilisées par les banques, le gouvernement et même les sites web que vous consultez tous les jours, comme Amazon, YouTube, Netflix et Wikipédia. Mais les bases de données ne sont pas uniquement destinées aux sites web visités par des millions d'utilisateurs - elles peuvent également être utilisées par de petites entreprises ou par un petit groupe de personnes.

Les bases de données sont prisées - quel que soit le use case - parce qu'elles facilitent grandement l'accès aux informations via un ordinateur. Si vous gérez des données au quotidien - et c'est le cas pour la plupart d'entre nous - il est utile de comprendre ce que sont les bases de données. Et une fois que vous aurez compris ce que sont les bases de données, vous voudrez certainement construire vos propres bases de données, adaptées à vos besoins.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Pour bien expliquer l'importance des bases de données, il est essentiel de définir d'abord ce qu'est une base de données :

Une base de données est un ensemble d'informations organisées de manière logique de sorte qu'elles puissent être accessibles et utilisées ultérieurement par un programme informatique.

Voici une autre façon de concevoir les bases de données : un ordinateur est un dispositif permettant de manipuler des informations, qu'il s'agisse de mots, de chiffres, d'images ou de vidéos. Mais un ordinateur doit stocker l'information avant de pouvoir la référencer ou la modifier et il doit s'assurer que vous pouvez trouver la bonne information au bon moment. Les bases de données permettent aux ordinateurs de résoudre ces deux problèmes.

Par définition, les données contenues dans une base de données doivent être organisées selon un ensemble cohérent de principes. Le terme data model (modèle de données) décrit la structure logique d'une base de données, qui détermine les règles d'organisation et de manipulation des informations qu'elle contient. Il existe différents types de bases de données, classés selon leur data model. Par exemple, le data model le plus populaire, le relational data model (modèle relationnel), organise les informations en tables bi-dimensionnelles liées, tandis que le graph data model (structure graphique) organise les informations en nœuds (points) et en arêtes (les lignes reliant ces points).

Quelques représentations abstraites des data models : data model hiérarchique (en haut à gauche), data model réseau (en haut à droite), data model relationnel (en bas à gauche), data model graphique (en bas à droite).

Chaque data model présente des avantages et des inconvénients. Si vous souhaitez créer une base de données scalable (adaptable, évolutive) garantissant un haut niveau d'intégrité des données, il est préférable d'opter pour une base de données relationnelle. Si vous voulez une base de données capable de traiter une quantité importante d'informations, misez sur une base de données graphique.

Le data model conçu pour une base de données particulière est appelé schéma de base de données. Vous pouvez considérer un schéma comme un plan pour une base de données spécifique, décrivant en détails la manière dont vous souhaitez que la base de données soit implémentée - comme les types de données requis, etc. Le schéma d'une base de données est ce qui la distingue d'une liste ou d'un tableur : avec un schéma, vous pouvez être sûr que les informations de votre base de données seront organisées selon un ensemble de règles - et elles doivent l'être.

Par exemple, prenons la base de données d'un wedding planner. Le schéma de cette base de données indiquera quelles tables la base contiendra - Événements, Lieux, Clients, Fournisseurs - quelles données pourraient se trouver dans chacune de ces tables et comment ces tables seront liées entre elles.

Quelle que soit l'organisation de votre base de données, vous devez toujours avoir un moyen d'interagir avec la base de données afin de réaliser les actions souhaitées. Un système de gestion de base de données (SGBD) est le logiciel qui permet aux utilisateurs finaux de créer, de modifier et de gérer des bases de données, ainsi que de définir, de stocker, de manipuler et de récupérer les données contenues dans ces bases. Voici quelques exemples de systèmes de gestion de bases de données : MySQL, MongoDB, Oracle, FileMaker et Airtable. Comme pour les data models, ce sont vos objectifs, vos capacités techniques et vos ressources qui déterminent le SGBD le plus adapté à vos besoins.

Quels sont les avantages d'une base de données ?

Même en sachant ce que sont les bases de données, vous vous posez peut-être encore des questions : "Pourquoi s'embêter avec une base de données ?" En quoi une base de données est-elle plus avantageuse qu'une liste d'informations ? Quand est-il plus judicieux d'utiliser une base de données plutôt qu'un tableur ? Chaque type de base de données offre des avantages différents, mais il existe des caractéristiques communes à toutes les bases de données qui les rendent essentielles pour gérer des données :


Les bases de données sont scalable

Les systèmes de bases de données sont capables de stocker et de traiter d'importantes quantités d'informations. C'est pourquoi les sites web tels que Google, qui doivent traiter des téraoctets (et même des pétaoctets) de données chaque jour, ont besoin de bases de données pour fonctionner.

Vous ne traitez peut-être pas des téraoctets de données au quotidien - pour le moment ! - mais le fait que les bases de données soient capables de traiter de grandes quantités d'informations signifie qu'une base de données bien conçue peut être conservée de nombreuses années, à mesure que vous accumulez de nouvelles données. Votre business ne fera que croître et investir dans une base de données évolutive (scalable) vous évitera bien des tracas.

Bases de données vs. tableurs : scalability

Supposons que vous avez une marque de vêtements en ligne et que vous souhaitez garder une trace de chaque commande passée. Si votre entreprise est modeste et que vous ne traitez qu'une ou deux commandes par jour, vous pouvez commencer par consigner les informations relatives aux commandes dans un tableur.

Mais si le volume des commandes augmente - votre marque devient plus populaire, vous proposez plus de types de vêtements, vous embauchez plus de personnel ou vous ouvrez des boutiques physiques - la quantité d'informations commencera à peser sur votre tableur et vous risquez d'être bloqué. La lenteur de votre tableur s'accentuera à mesure que votre entreprise continue à prospérer. En revanche, les bases de données ont une capacité de stockage beaucoup plus importante et sont conçues pour fonctionner à long terme.

Vous pouvez être tenté de stocker les données relatives aux commandes dans plusieurs tableurs - mais il sera plus difficile de trouver les informations dont vous avez besoin et vous risquez d'avoir des doublons.

Les bases de données peuvent être multi utilisateurs


Les bases de données sont encore plus puissantes si vous devez travailler avec d'autres personnes : contrairement aux tableurs ou aux listes, les bases de données sont conçues pour permettre à plusieurs individus de collaborer et d'agir sur un ensemble d'informations partagées. Les systèmes de gestion de bases de données sont également dotés de mécanismes intégrés qui garantissent la cohérence des données même si plusieurs personnes y accèdent - ainsi, deux collaborateurs ne peuvent pas faire de changements contradictoires en même temps.

En outre, la plupart des systèmes de gestion de bases de données vous permettent de contrôler l'accès aux données et décider qui peut modifier quelle information.

Bases de données vs. tableurs : multi utilisateurs


Pour en revenir à notre exemple de marque de vêtements - à mesure que votre entreprise se développe, vous réalisez qu'il vous faut davantage de personnel pour augmenter la production. Si vous gérez votre entreprise via un tableur traditionnel, une seule personne peut accéder à un fichier et le modifier, ce qui rend la collaboration difficile avec les autres employés. C'est encore plus complexe si des salariés travaillent à partir de différentes versions d'un même tableur, lesquelles deviennent de plus en plus dissemblables au fil du temps.

Les nouveaux tableurs basés sur le cloud peuvent contourner ces problèmes de versions et de changements contradictoires, mais ils ne disposent généralement pas des contrôles d'accès qu'offrent la plupart des systèmes de gestion de bases de données.

Les bases de données sont fiables

Les erreurs dans les données peuvent être extrêmement dommageables et dans le pire des cas, elles peuvent même rendre vos données inutilisables. Heureusement, le fait que les bases de données aient une structure définie et des contrôles d'accès, permet d'éviter beaucoup plus facilement les erreurs humaines.

Les bases de données sont également dotées de mécanismes intégrés de protection contre la perte de données et de restauration des données.

Bases de données vs. tableurs : fiabilité

Un tableur n'ayant pas de schéma comme une base de données, il y a moins de règles concernant la façon dont les utilisateurs peuvent saisir des données - ce qui signifie qu'avec le temps, les erreurs humaines risquent de s'accumuler dans votre tableur, surtout si plusieurs personnes utilisent le même tableur. Il peut facilement arriver de mal saisir un code produit ou de taper la bonne information mais dans la mauvaise cellule.

Même si vous êtes rigoureux, des erreurs peuvent se produire. Heureusement, avec une base de données, toute nouvelle donnée ou modification des données existantes doit respecter certaines règles, de sorte que vous pouvez éviter les erreurs dès le départ.

Les bases de données permettent d'éviter les doublons

L'objectif d'une base de données est de rendre les informations facilement accessibles. Une base de données bien conçue garantit que chaque élément de donnée n'existe qu'à un seul endroit à la fois. Par exemple, si vous voulez savoir "Quel est le numéro de téléphone de cette personne", n'est-il pas plus simple de regarder à un seul endroit pour trouver la réponse ?

C'est encore plus crucial si vous actualisez régulièrement les données. Avec une base de données, vous pouvez modifier les informations à un seul endroit et les changements sont opérés automatiquement partout où ces informations sont référencées - au lieu de parcourir vos fichiers manuellement pour trouver les données à mettre à jour.

Bases de données vs. tableurs : redondance

Supposons qu'à chaque commande que vous entrez dans le tableur de notre boutique en ligne soient associées les coordonnées du client. Et si vous souhaitez envoyer un mail à tous vos clients VIP ?

Vous pouvez créer un tableur distinct, spécialement conçu pour stocker les coordonnées des clients. Mais les mêmes coordonnées des clients se trouveront dans plusieurs endroits. Si un client change d'adresse, vous devrez actualiser manuellement cette information à plusieurs endroits - vous pourriez oublier de le faire ou copier coller les mauvaises données. Vous risquez même d'envoyer une commande au mauvais endroit ! Les doublons vous font perdre un temps précieux avec une surcharge de travail, et, plus grave encore, vous rendent vulnérable.

Les bases de données sont puissantes


Comme les bases de données sont conçues pour faciliter la récupération des données, elles permettent également de traiter ces données de manière puissante et intéressante. Vous pouvez "poser" à votre base de données des questions précises, telles que "Quelle quantité de ce type de produit a été vendue dans ce laps de temps spécifique ?".

Lorsque vous interrogez une base de données, vous pouvez stocker les résultats de cette requête sous forme de vue, qui, dans le monde des bases de données, est un sous-ensemble défini de la base de données. Les vues permettent d'afficher uniquement les données pertinentes pour un collaborateur. En outre, la plupart des bases de données vous permettent de contrôler l'accès à ces vues via des autorisations.

Historiquement, les bases de données supposaient de connaître certains types de langages informatiques. Par exemple, l'un des langages les plus connus est le SQL (un acronyme pour "Structured Query Language"), qui est utilisé pour de nombreux systèmes de gestion de bases de données relationnelles. Mais de nos jours, il existe plusieurs systèmes de bases de données - dont Airtable - qui sont dotés d'interfaces graphiques plus intuitives (graphical user interfaces (GUI)), permettant même aux débutants les moins expérimentés d'utiliser efficacement les bases de données.


L'objectif principal des bases de données est de faciliter la gestion de l'information. La plupart des gens passent leur temps (et leur vie) à gérer des données. Un éleveur, par exemple, doit gérer les informations relatives à son bétail, comme le poids de chaque vache et l'historique des vaccinations. Un groupe de musique doit planifier son calendrier de tournée. Un wedding planner doit jongler avec les disponibilités et les tarifs de différents fournisseurs.

Même si vous interagissez probablement avec des bases de données tous les jours, apprendre à créer et à utiliser vos propres bases de données peut encore vous intimider. La bonne nouvelle, c'est qu'il n'est pas nécessaire de connaître la programmation informatique pour comprendre les bases de données et commencer à en tirer profit.

Pour trouver des centaines d'exemples d'utilisation des bases de données, que ce soit en marketing, en production vidéo, en recherche UX etc., consultez la vaste galerie de templates de bases de données gratuits d'Airtable.


Il s'agit d'une adaptation de cet article du blog Airtable.

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