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Pour tirer le meilleur parti d'Airtable, prenez le temps de convertir les single line text fields en d'autres field types, lorsque c'est nécessaire. Voici les conversions les plus courantes à connaître et quelques conseils pour optimiser vos fields Airtable.


Tri des fichiers importés et conversion des field types

Lorsque vous importez un fichier CSV existant, une table est créée, composée de single line text fields par défaut.

Pour tirer le meilleur parti d'Airtable, prenez le temps de convertir les single line text fields en d'autres field types (lorsque c'est nécessaire). Pour vous aider, voici cette liste de conversions courantes qui vous feront gagner en efficacité :

Airtable offre une multitude de field types avec leurs propres fonctionnalités. Vous allez apprendre à configurer les fields de vos bases.

Convertir des text fields en checkbox fields

Le checkbox field fonctionne comme un interrupteur que l'on allume et éteint. Il est simple mais aussi très puissant s'il est correctement utilisé. Lorsque vous commencez à trier, grouper et filtrer des records, ce field type devient un outil indispensable dans votre workflow.

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💡 Conseil pro : Si le checkbox field est idéal pour gérer les tâches etc, il n'est pas toujours le plus adapté. Par exemple, lorsque vous souhaitez percevoir les réponses "Yes" et "No" dans un record, une case non cochée équivaut à une absence de réponse. Dans ce cas, nous vous recommandons plutôt d'utiliser un single select field avec les options "Yes" et "No".

Ainsi, si vous souhaitez convertir un spreadsheet field rempli de "Yes" et "No", vous verrez que "Yes" devient une coche (ou un autre symbole que vous avez choisi lorsque vous avez converti le field type) et que "No" reste blanc.

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Convertir un text field en checkbox ne nécessite pas de saisir des "Yes" et "No". La conversion fonctionnera de la même manière si vous utilisez l'une des six options suivantes comme "Yes" :

  • checked
  • true
  • 1
  • x
  • y
  • yes

À l'inverse, "false" et "0" seront convertis en une cellule vide, tout comme le serait "No". Quelles que soient les informations d'origine, lorsque vous exportez des vues Airtable en CSVs, le contenu du checkbox field pour chaque cellule affichera le mot "checked" ou restera vide.

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Si vous souhaitez remplacer "checked" par autre chose, il vous suffit de modifier les champs "Find" et "Replace with" dans votre spreadsheet app.

Convertir des text fields en select fields

Les select fields sont visuellement plus attrayants et ils permettent de trier, filtrer et regrouper les informations dans vos tables. Si votre spreadsheet importé contient une colonne avec des tags, vous pouvez la convertir en select field de plusieurs façons.

Il y a deux sortes de select fields : single et multiple. Si chaque cellule de la colonne de votre spreadsheet d'origine ne contient qu'un seul tag, optez pour le single select field. Vous pourrez modifier le tag mais pas en ajouter d'autres.

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Dans un multiple select field, vous pouvez ajouter autant de tags que vous le souhaitez. Si la colonne de votre spreadsheet d'origine contient des listes de tags dans chaque cellule, séparés par des virgules, convertir le field type en multiple select transformera chaque tag en une option distincte.

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Toutefois, si un tag contient une virgule, la conversion le divisera là où se trouve la virgule. Vous pouvez éviter cela en plaçant entre guillemets ("") tout tag contenant une virgule.

Convertir des text fields en linked record fields

Lorsque vous importez plusieurs spreadsheets et que vous avez plus d'une table dans votre nouvelle base, vous pouvez utiliser des linked record fields pour relier ces tables. Les linked records offrent certains des avantages les plus puissants d'Airtable parce qu'ils établissent des relations que vous pouvez utiliser de diverses façons.

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Dans ce guide, vous verrez de nombreux use cases qui montrent la puissance des linked records. D'une manière générale, les linked records sont plus efficaces lorsque vous avez un field contenant des valeurs importantes et disposant de leur propre table. Par exemple, un field contenant les noms des employés pourrait être lié à une autre table contenant ces noms et d'autres informations comme les numéros de téléphone, les adresses email et les fonctions. Les linked records vous permettent de stocker une référence à ces informations au lieu de créer une table géante et surchargée contenant tout.

Parce qu'il est impossible d'établir ce type de relation dans un spreadsheet, il peut sembler étrange de convertir une colonne importée en un linked record field. Pourtant, dans l'exemple ci-dessus, un répertoire des employés a pu être créé. Vous avez déjà une liste de noms prêts à être utilisés.

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Pour établir le lien, il suffit de créer une nouvelle table pour stocker les informations sur les employés.

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Ensuite, revenez à votre table d'origine et modifiez le field type contenant les noms des employés en un linked record field. Choisissez la table nouvellement créée comme cible et vous trouverez des records créés automatiquement pour vous dans cette nouvelle table.

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Ce processus crée aussi un linked record field dans cette table, qui montre également la relation que vous avez établie depuis cette table. Chaque fois que vous ajoutez ou supprimez un linked record dans le field d'une table, le changement est effectué dans l'autre. Si vous supprimez un linked record accidentellement, vous pouvez toujours le rajouter. Cela ne supprimera pas le record lui-même, mais seulement la référence qui partage ses informations entre les deux tables.

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Les linked record fields sont une source nécessaire pour d'autres field types, comme les lookup, count, et rollup fields. À chaque fois que vous souhaitez apporter les informations d'une table pour les utiliser dans une autre et éviter les redondances, vous devez créer des linked records. Nous verrons par la suite les diverses façons d'utiliser les linked records pour optimiser vos bases Airtable. Pour le moment, voyons comment identifier les occasions de créer ces relations puissantes qui vous serviront plus tard.

Pour en savoir plus sur les pouvoirs de ce field type, consultez cet article.

Convertir des text fields contenant des virgules

Lorsque vous convertissez des text fields en select fields, notez que les virgules indiquent à Airtable comment séparer toutes vos options pendant ce processus. La même règle s'applique aux conversions linked records.

Si vous souhaitez créer un lien vers un record dont le nom contient une virgule, vous devez placer le nom du record souhaité entre des guillemets simples ou doubles.

Prenons un exemple. Dans la liste suivante, les livres sont classés en cinq genres :

  • Young Adult
  • Biographies, Memoirs
  • Fiction
  • Non-fiction
  • Poetry.

Si vous la laissez en single line text field, il y a un risque que vous ou vos collaborateurs saisissiez le même genre avec une orthographe différente ou sous forme d'abréviation (par exemple, Nonfiction ou YA). En convertissant cette liste en un select field, vous uniformisez les options pour éviter ce type de problème.

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Mais si vous convertissez la liste de l'exemple en un multiple select field, Airtable divisera l'option Biographies, Memoirs en deux options distinctes à cause de la virgule qui sépare les deux mots.

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Pour éviter cela, vous pouvez mettre l'option entre guillemets : "Biographies, Memoirs".

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Lorsque vous devez passer au crible un grand nombre de tags séparés par des virgules, vous pouvez accélérer le processus grâce à la fonction sort records (ou la fonction grouped records) et à un petit copier-coller (vous pouvez également utiliser la fill handle). Suivez les étapes suivantes :

  1. Classez le Category field par ordre alphabétique
  2. Changez Biographies, Memoirs en "Biographies, Memoirs"
  3. Copiez "Biographies, Memoirs" (ou utilisez la fill handle)
  4. Sélectionnez et collez "Biographies, Memoirs" sur toutes les occurrences Biographies, Memoirs (sauf si vous avez utilisé la fille handle à l'étape précédente)
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Enfin, si vous convertissez le Category field en un select field type, les cinq options s'afficheront comme prévu.

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Il s'agit d'une adaptation de cet article du support Airtable.

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