Au lieu d'ajouter des collaborateurs, vous pouvez créer un read-only share link (lien de partage en lecture seule) permettant de visualiser (mais pas de modifier) une base Airtable ou une vue spécifique dans cette base.  

Si vous ne partagez qu'une vue spécifique, vous pouvez masquer certaines colonnes ou filtrer certaines lignes - et le contenu du lien s'actualisera lorsque vous effectuerez des modifications.

Le share link prend la forme d'une URL privée, générée de manière aléatoire, mais vous devez tout de même utiliser cette fonctionnalité avec précaution - car toute personne avec laquelle vous partagez le lien (ou qui partage ensuite ce lien avec d'autres) peut voir votre contenu.

Les utilisateurs de workspaces Pro plan peuvent sécuriser davantage les share links de leur base et de leur vue en limitant l'accès avec un mot de passe ou par email domain.

Vous pouvez également intégrer (embed) toute une base ou une vue directement sur un site web - consultez cet article sur les intégrations.


Créer un share link pour toute la base permet à toute personne possédant le share link de visualiser l'ensemble de la base, y compris les différentes tables. Si la base de données contient des informations sensibles, vous pouvez plutôt créer un view share link (share link de votre vue).

Pour partager toute une base, cliquez sur le bouton SHARE en haut à droite.

Lorsque la fenêtre s'ouvre, cliquez sur "Create a shared link to the whole base" et sélectionnez l'option "Private read-only link".

Un share link de votre base est généré. Vous pouvez envoyer ce share link à d'autres personnes, le prévisualiser, ou l'intégrer sur un site web.

Si quelqu'un ouvre votre share link, voici ce qu'il verra :

La page de ce share link n'est pas accessible au public via les moteurs de recherche. Ce lien est également "live", ce qui signifie que toute personne ouvrant le lien voit tous les changements récemment effectués dans la base.

Permissions de copie de données


Si vous avez activé l'option "Allow viewers to copy the data in this base", un bouton "Copy base" est visible et permet à toute personne consultant votre lien de copier votre base. Si vous n'avez pas activé cette option, il n'y a pas de bouton "Copy base" et certaines autres fonctions de partage sont limitées.

Vous pouvez créer un share link d'une vue spécifique d'une table dans une base -par opposition à la toute la base. Vous pouvez créer des view share links pour tous les types de vues - grid, gallery, calendar ou kanban. Pour le moment, les view share links sont en read-only et il n'est pas possible pour les utilisateurs de modifier les records de la vue partagée.

CONSEIL : Consultez l'article du support sur Airtable Sync pour synchroniser les données d'une grid view avec d'autres bases.

L'utilisateur du share link ne verra aucun record masqué dans cette vue. Si vous changez les valeurs des cellules, ajoutez des records ou des fields, ou modifiez la visibilité des fields et des records dans la vue, l'utilisateur devra rafraîchir la page pour voir la vue actualisée.

Pour être sûr que les configurations de vos view share links ne seront pas accidentellement modifiées (et que vous êtes sur un Airtable Pro plan), vous pouvez verrouiller la vue partagée. Cela empêchera tous les collaborateurs de modifier la configuration d'une vue tant qu'elle n'a pas été déverrouillée par une personne titulaire de permissions Creator.

Notez que si la vue partagée montre une colonne contenant des linked records, seuls les noms de ces linked records seront affichés. Les personnes consultant votre shared view link ne pourront pas ouvrir un linked record pour voir tous les fields de ce link record, comme elles le feraient si elles étaient des collaborateurs avec un accès total à la base.

Lorsque vous partagez une vue, vous recevez un share link vers une page read-only qui affiche uniquement les records de cette vue. Vous pouvez envoyer ce share link à d'autres personnes ou même intégrer cette vue sur votre propre site.

Vous devez d'abord créer une vue de type grid, calendar, gallery, ou kanban. Ensuite, cliquez sur le bouton "Share view" pour créer un shareable link de votre vue.

Créer un view link génère une URL que vous pouvez copier et coller. Seules les personnes ayant le share link peuvent accéder à cette vue.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Preview pour accéder directement à l'URL et prévisualiser votre view share link.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Generate a new link pour générer une nouvelle URL. Si vous générez un nouveau share link, cela invalidera tous les anciens liens vers cette vue partagée.

Vous pouvez également cliquer sur l'option "Embed this view on your site" pour obtenir un code à intégrer (embed) sur votre site (plus d'informations dans cet article).

Si la vue que vous partagez est une calendar view, vous pouvez cliquer sur l'option "Sync to an external calendar" pour générer un lien et synchroniser avec un autre calendrier.

Enfin, vous pouvez cliquer sur "Disable shared view link" pour désactiver le lien.

Afficher tous les fields en expanded records


Si vous partagez le lien d'une grid view, il y aura une option "Show all fields in expanded records". Cela signifie que même si certains fields sont masqués dans la vue, tous les fields seront rendus visibles lorsque les records seront agrandis (expanded) dans le share link.

Si vous activez cette option, vous recevrez un avertissement - si vous ajoutez des fields dans cette table à l'avenir, toute information contenue dans ces nouveaux fields peut être vue par une personne consultant des expanded records dans cette vue publiée. Soyez prudent !


Voir l'article officiel du support Airtable (en anglais).

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