Dans un tableur traditionnel, tous les collaborateurs ont exactement la même vue de la table. Mais selon leur domaine, tous n’ont pas besoin que toutes les informations soient affichées.

C'est tout l’intérêt des views. Une view permet de définir quelles données afficher dans une table selon certains critères. Le contenu de la table reste le même mais vous pouvez modifier la façon dont vous voyez ces informations.

Créons une nouvelle grid view et personnalisons-la !


Éléments essentiels
Comprendre les vues
Créer une nouvelle vue
Filters
Hiding fields
Sorting
Réorganisation manuelle des records
Classement automatique des records
Switcher entre les vues

Éléments essentiels


• Les views permettent de définir la façon dont les données apparaissent dans une table : le contenu ne change pas, mais il est présenté de différentes manières.
• Les filters permettent de masquer certains records d'une view selon certains critères.
• Vous pouvez également afficher ou masquer des fields spécifiques. Cela vous permet de ne voir que les fields pertinents pour vous sans avoir à modifier ou à supprimer les autres données.
• L'ordre dans lequel les records apparaissent est aussi spécifique à une view. Vous pouvez réorganiser les records manuellement, ou utiliser le bouton sort pour que vos records apparaissent dans un ordre particulier selon certains critères.
• Vous pouvez créer autant de views que vous le souhaitez et switcher d'une view à une autre selon vos besoins.

Comprendre les vues


Selon ce que vous faites sur votre base, certaines informations vous sont plus utiles que d’autres. Supposons que vous ne souhaitez voir affichés que les films visionnés plusieurs fois, ou seulement ceux dont la date de sortie est postérieure à l’année 2000.

Au lieu de scruter toutes les données de votre base, vous pouvez appliquer des filtres, masquer les fields superflus ou classer vos records pour n’afficher que les informations pertinentes.

Créer différentes views avec différents critères vous permet de focaliser votre attention sur ce qui vous intéresse vraiment.

Chaque view est une manière différente d’afficher les mêmes informations. Les changements effectués dans une view - comme masquer ou réordonner des colonnes, appliquer des filtres ou classer et réorganiser des lignes - n’affectent pas les autres views. En revanche, les modifications apportées aux données - par exemple, si vous créez un nouveau record ou un nouveau field, si vous modifiez le contenu d'un record, si vous customisez un field et si vous supprimez un record ou un field – s’appliquent à toutes les views.

Créer une nouvelle vue


Sur Airtable, vos données apparaissent toujours dans une view. Lorsque vous créez une base à partir de zéro, la view par défaut que vous voyez est une "Grid view" sans field masqué, sans record filtré, ou sans classement spécifique.

Cette grid view peut être utile pour ajouter de nouvelles données à votre table, ou pour visualiser toutes les informations de votre table. Mais l’appellation "Grid view" est un peu générique. Renommons cette view "Tous les films". Vous pouvez renommer une view en cliquant sur les trois points, puis en sélectionnant "Rename view" dans le menu déroulant, ou en double-cliquant sur le nom de la view.

Une vue d'ensemble peut être utile, mais selon ce que vous faites, certains records ont plus d’intérêt que d’autres. Créons une autre view qui n’affichera que les films vus plusieurs fois.

Pour créer une nouvelle view, cliquez sur la sidebar à gauche du nom de la view. Dans "Create a view", sélectionnez l'option Grid (vous voyez qu’il existe plusieurs types de vues mais poursuivons avec la Grid view pour le moment).

Vous avez maintenant une nouvelle grid view appelée "Grid 2". Renommons cette vue "Films vus plusieurs fois".

Filters


L'une des principales fonctionnalités des views est la possibilité de filtrer les records selon certains critères. Lorsqu'un record est filtré dans une view, il n'est pas supprimé - il est juste masqué dans cette view. Les filtres sont un bon moyen de cacher les records ou de les archiver s’ils ne sont plus utiles, sans supprimer de données dont vous pourriez avoir besoin plus tard. Utilisons les filtres pour masquer les films qui n’ont pas été visionnés plusieurs fois.

Cliquez sur le bouton "Filter" puis sur + Add filter.

Choisissons d’abord le field souhaité. Par défaut, le field "Name" est préselectionné. Puisque nous voulons filtrer les valeurs du field "Statut", nous allons cliquer sur la flèche et sélectionner "Statut".

Ensuite, nous devons choisir le Filter operator. Si vous cliquez sur le menu déroulant, vous voyez différentes options : "is", "is not", "is any of", etc.

Dans notre cas, puisque nous voulons afficher seulement les records du field Statut dans lesquels la valeur est "Vus plusieurs fois", nous allons laisser le filter operator "is".

Enfin, nous allons cliquer sur "Select an option" et sélectionner "Vu plusieurs fois". Nous voulons afficher les records dont le statut est Vu plusieurs fois.

Vous constatez que seuls certains records sont visibles. Si le statut d'un record change, qu’il passe de "Vu une fois" ou de "Pas vu" à "Vu plusieurs fois", ce record apparaitra automatiquement dans la view. De la même façon, s’il passe de "Vu plusieurs fois" à "Pas vu" ou à "Vu une fois", ce record disparaitra automatiquement de la view.

Vous pouvez ajouter des filtres pour filtrer vos records selon plusieurs critères. Ajoutons un autre filtre pour n’afficher que les films dont la date de sortie est postérieure au 5 mai 2000. Cliquez à nouveau sur + Add filter et sélectionnez le field "Date de sortie".

Ensuite, sélectionnez le filter operator "is on or after".

Enfin, sélectionnez "exact date" et entrez la date 05/05/2000.

Si vous avez plusieurs filtres, vous pouvez passer de And à Or.

Vous pouvez également supprimer un filtre en cliquant sur le bouton X à côté de chaque filtre.

Supprimons le dernier filtre que nous avons créé.

Vous constatez que le bouton Filter est coloré en vert et qu’il indique le nombre de filtres appliqués à la view. Les fields visibles utilisés dans les filtres sont également colorés en vert.

Hiding fields


Les filtres masquent les records (lignes), mais vous pouvez également masquer certains fields (colonnes) dans une view. Il suffit de cliquer sur le bouton Hide fields.

Cliquez sur les boutons à côté des fields Synopsis et Statut pour les masquer.

Il y a également des boutons pour masquer et afficher tous les fields.

Vous constatez que le bouton "Hidden fields" est coloré en bleu et qu’il indique le nombre de fields cachés.

Sorting


L'ordre dans lequel les records apparaissent est spécifique à une view (contrairement à un tableur). Les membres d’une équipe peuvent donc réorganiser les records dans une view à leur convenance sans affecter l'ordre des records dans les autres views.

Réorganisation manuelle des records


Vous pouvez réorganiser manuellement les lignes. Il suffit de placer votre souris tout à gauche d’un record, de cliquer sur la main qui apparait et de faire glisser le record.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs lignes en cliquant sur la checkbox qui apparaît lorsque vous survolez un record, en appuyant sur Shift et en cliquant sur le dernier record de la série.

Classement automatique des records


Dans votre view, vous pouvez également classer vos records dans un ordre particulier selon certains critères. Pour classer des records, cliquez sur le bouton Sort. Aucun classement n’ayant été fait pour le moment, vous verrez indiqué "No sorts applied to this view".

Classons nos films en fonction de leur date de sortie. Cliquez sur "Pick a field to sort by" et sélectionnez le field "Date de sortie".

Le bouton Sort est coloré en orange tout comme le field visible utilisé pour le classement. Lorsque vous classez automatiquement les records, vous ne pouvez pas les réorganiser manuellement.

Si vous préférez, vous pouvez désactiver le bouton "Keep sorted".

Switcher entre les vues


Vous avez customisé votre view qui affiche uniquement les films vus plusieurs fois et classés selon leur date de sortie. À tout moment, nous pouvons passer de cette view à une autre.

Pour switcher entre les views, cliquez sur la sidebar. Vous pouvez voir toutes les vues associées à cette table.

Vous avez appris à customiser une view - filters, hiding fields, sorting records. Dans le prochain cours, nous aborderons les différents types de views.


Voir l'article officiel du support Airtable (en anglais).

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