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Lorsque vous créez une base, les linked record fields permettent d'utiliser de diverses façons les informations stockées dans cette base. Bien que les linked record fields relient généralement deux tables, vous pouvez également utiliser le linked record field type pour lier des records dans la même table.

Dans cet article, vous découvrirez : comment fonctionne ce type de linked record, comment le configurer et ajouter de nouvelles fonctionnalités à votre base.


Lier des records dans une même table

Les linked record fields d'Airtable vous permettent d'établir des relations entre les tables et ainsi de maintenir une base bien organisée, d'éviter la saisie manuelle de données et d'effectuer des calculs complexes avec des fonctions simples. Les Rollup, lookup, and count fields utilisent des linked records.

Lorsque vous connectez deux tables entre elles en créant un linked record field, Airtable établit automatiquement une réciprocité (symétrie ou relation de co-dépendance) en créant un autre linked record field dans la seconde table. Cette relation permet aux deux tables de partager librement des informations en fonction des records que vous choisissez de lier. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Vous pouvez également créer une relation, non pas entre des tables, mais entre une table et ses propres records.

Par exemple, supposons que vous ayez une table pour suivre les dépenses et que chaque dépense ait son propre record. Si vous souhaitez associer des dépenses spécifiques à d'autres, au lieu de créer une seconde table redondante qui stockerait également des dépenses, vous pourriez utiliser un linked record field qui référencerait les records dans sa propre table.

Vous pouvez également configurer des linked records dans la même table pour représenter les dépendances (relations). Par exemple, si vous avez une tâche que vous ne pouvez pas achever avant d'en avoir terminé une autre, vous pouvez créer un linked record dependency.

Dans cet exemple, vous pourriez créer un linked record field appelé "blocked by" renvoyant à d'autres tâches de la même table. Ce field indiquerait que chaque tâche qu'il contient doit être achevée avant la tâche liée.

Pour qu'un linked record field référence d'autres records dans sa propre table, créez simplement un linked record field et choisissez la même table comme source.

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Pourquoi lier des records dans la même table ?

Lorsque vous concevez votre base, vous ne savez pas toujours s'il est plus judicieux de créer une deuxième table et un lien vers ses records ou de lier des records dans une seule table - ou même si vous devez utiliser des linked records. Il y a deux raisons principales de créer un linked record qui référence des records dans sa propre table :

Vous voulez partager des informations entre deux records du même type

Bien souvent, vous voudrez partager des informations entre des records de différents types. Par exemple, une base qui gère des tâches peut avoir une table "Employee directory" contenant les noms des employés, mais aussi les postes, les informations de contact, etc. Si vous souhaitez associer chaque tâche aux employés concernés et partager des informations entre ces tâches et les records des employés, il vous faudra deux tables pour stocker ces deux types d'informations.

Mais si vous souhaitez partager des informations entre des records du même type, vous pouvez créer un lien dans une même table. Reprenons l'exemple des dépenses : vous pourriez utiliser cette méthode pour lier des dépenses dans la même table. Vous pouvez ensuite utiliser un lookup field pour afficher celles associées aux dépenses liées, utiliser un rollup field pour calculer la somme ou la moyenne de toutes les valeurs liées, ou un count field pour simplement les compter. Vous pouvez également utiliser les formula fields pour plus d'options.

Vous voulez créer une réciprocité entre deux records du même type

Vous pouvez créer un lien entre deux records du même type pour représenter une relation de dépendance entre eux. Dans ce cas, le lien créé n'a pas pour vocation de partager des informations entre les records mais simplement d'indiquer l'existence de la relation.

Reprenons l'exemple des tâches devant être achevées avant les autres : Si la "Tâche 1" bloque la "Tâche 2", vous avez créé une dépendance indiquant non pas ce que la "Tâche 2" contient dans son propre record, mais plutôt qu'une tâche doit être terminée avant l'autre. Ce type de dépendance est souvent utilisé en gestion de projet et pour créer des Gantt charts (diagrammes de Gantt). La Gantt view d'Airtable peut utiliser ce type de dépendance pour définir et afficher les priorités.

Vous pouvez créer des linked records dans la même table pour l'une de ces raisons - ou pour les deux. En ce qui concerne les tâches, par exemple, vous pouvez établir une dépendance entre deux tâches et partager les informations de la tâche liée en utilisant les lookup, count, ou rollup fields.

Choisir la bonne direction pour votre linked record field

Il y a une différence fondamentale entre un linked record field reliant des records entre deux tables et un linked record field liant des records dans la même table.

Un linked record field reliant deux tables : Ce linked record field représente des relations bidirectionnelles entre les records. Par exemple, un linked record field "Auteur(s)" dans une table "Livres" suppose non seulement que "Ce livre a été écrit par cet auteur", mais également que "Cet auteur a écrit ce livre". Lorsque vous créez un linked record field dans une table, un autre linked record field est créé dans la table associée : ces linked record fields sont réciproques.

Un linked record field lié à sa propre table : La relation entre les records n'est établie que dans un seul sens. Autrement dit, si vous créez un lien d'un record à un autre dans la même table, il n'y aura pas de réciprocité.

Comment choisir la bonne direction pour vos liens ? Si vous souhaitez uniquement représenter une relation de dépendance entre des records, choisissez simplement la direction qui vous semble la plus adaptée à vos besoins spécifiques. Si vous créez une relation entre des records dans la même table pour pouvoir partager des informations entre eux, soyez plus rigoureux.

Puisque les records d'une même table ne peuvent être liés que dans un seul sens, les informations ne peuvent également être partagées que dans une seule direction. Cela signifie que les lookup, count, ou rollup fields que vous souhaitez créer sur la base de ce type de linked record ne peuvent fonctionner que dans cette même direction.

Créer un Gantt chart à l'aide des dépendances

Si vous souhaitez créer un Gantt chart (diagramme de Gantt) en utilisant la Gantt view, vous devez créer une dépendance comme celle dont nous avons parlé dans les sections précédentes et la plugger dans les paramètres de l'app. C'est assez simple.

D'abord, choisissez la table contenant les records qui doivent apparaître sur votre Gantt view. Créez un self-linking linked record field (linked record field lié à sa propre table) et nommez-le "Blocked by" (par exemple).

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Ensuite, liez vos records pour déterminer ceux qui bloquent les autres.

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Enfin, créez une Gantt view (si vous ne l'avez pas déjà fait) et localisez la section Dependency field de ses paramètres. Choisissez le field Blocked by que vous venez de configurer et Predecessors comme type car il contient des records qui bloquent ceux auxquels ils sont liés.

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Vous avez ajouté votre dépendance à la Gantt view. Elle sera représentée par les flèches reliant les records sur votre Gantt chart. Votre chart sera automatiquement actualisé en fonction des modifications apportées au linked record field Blocked by. Vous pouvez également actualiser le contenu de votre linked record field en dessinant de nouvelles flèches entre les records dans votre Gantt chart.


Il s'agit d'une adaptation de cet article du support Airtable.

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