Jusqu'à présent, nos données n’ont été présentées que sous forme de grille type tableur. Mais sur Airtable, il existe diverses façons de visualiser les informations : vous pouvez créer différents types de vues, afficher vos records sous forme de lignes dans une grille, de cartes, ou sur un calendrier.


Éléments essentiels
Grid view
Grouped records
Row height
Frozen fields
Summary bar
Calendar view
Calendar view pro features
Kanban view
Gallery view
Forms


Éléments essentiels


• Le type de vue par défaut est Grid view, qui affiche une grille avec vos records sous forme de lignes et vos fields sous forme de colonnes. Chaque table comporte au moins une grid view.
• Les grid views ont des fonctionnalités particulières, comme les Grouped records et la Summary bar.
• La Calendar view affiche vos records sous forme d'événements sur un calendrier. Votre table doit comprendre au moins un field de type Date pour pouvoir créer une Calendar view.
• La Kanban view affiche vos records sous forme de cartes. Votre table doit comprendre au moins un field de type Single select ou Collaborator pour pouvoir créer une Kanban view.
• La Gallery view affiche vos records sous forme de grandes cartes. Elle est idéale pour les images.
• Des Forms peuvent également être créés. Ils sont utilisés pour ajouter de nouveaux records à votre table.

Grid view


La Grid view est la vue par défaut. Elle affiche vos records sous forme de lignes et vos fields sous forme de colonnes dans une grille. Chaque table doit contenir au moins une grid view.

Les grid views sont toujours utiles, en particulier pour ajouter de nouvelles informations à une table. Par exemple, avec une grid view, vous pouvez facilement copier et coller des données à partir d'un tableur traditionnel ou d'une autre base Airtable.

Revenons à la vue "Tous les films" de notre base Démo et personnalisons notre grid view.

Grouped records


Dans une grid view, vous pouvez grouper les records associés d’un ou de plusieurs fields. C'est un bon moyen de distinguer rapidement les différents records de votre table. Cliquez sur le bouton "Group", puis sur "Pick a field to group by". Sélectionnez le field "Statut" de type Single select.

Nos films sont séparés en différents groupes.

Vous pouvez faire passer un record d'un groupe à un autre à l’aide du glisser déposer.

Changer un record de groupe entraîne un changement automatique de son statut.


Row height


Par défaut, les lignes dans une grid view sont fines pour permettre d’afficher un maximum de données. Pour agrandir des fichiers ou des records, vous pouvez augmenter la hauteur des lignes en utilisant le bouton row height. Cliquez sur Medium pour y voir plus clair.

Frozen fields


Dans une grid view, lorsque vous faites défiler horizontalement, le primary field (le premier field en partant de la gauche) est fixe de sorte qu’il est toujours visible. Vous pouvez définir le nombre de fields fixes en faisant glisser la ligne verticale qui sépare le primary field des autres fields. (Pour le moment, ne laissons fixe que le primary field ).

Summary bar


La summary bar se trouve au bas de la table. Dans une grid view, elle réalise différents types d’opérations avec les valeurs des cellules d’un field donné. Il suffit de la survoler sous le field souhaité.

Selon les field types, la summary bar offre différentes options. Pour les fields de type Number, les options sont SUM, AVERAGE, MIN, MAX, ou STANDARD DEVIATION ; pour les fields de type Date, les options sont EARLIEST DATE ou DATE RANGE (Months), etc.

Lorsque vos records sont groupés, une summary bar apparaît au-dessus de chaque groupe indiquant les opérations effectuées pour chaque groupe.


Calendar view


Grâce à la Calendar view, vous pouvez afficher vos records sous forme de cartes sur un calendrier que vous pouvez déplacer. Les calendar views sont idéales pour visualiser des deadlines ou pour planifier des événements. Pour créer une calendar view, votre table doit comprendre au moins un date field.

Créons une calendar view qui affiche les dates de sortie de nos films. Pour créer une nouvelle calendar view, cliquez sur la sidebar. Dans la section Create a view, sélectionnez l’option Calendar.

Une fenêtre "Choose date fields" s’ouvre alors, vous demandant de choisir un date field. Pour le moment, nous n'avons qu'un date field dans la table Films – Date de sortie - sélectionnez donc le date field "Date de sortie" et cliquez sur Done.

Une fois le date field sélectionné, votre calendar view affiche les records en fonction des dates figurant dans le field "Date de sortie". Renommons cette calendar view "Dates de sortie des films".

Vous pouvez parcourir votre calendar en cliquant sur les flèches du haut.

Cliquez sur le bouton Today pour revenir à la date du jour.

Vous pouvez également modifier le date mode de votre calendar et passer du mode "Month" qui est le mode par défaut, aux modes 2 week, Week, 3 day ou Day.

Cliquez sur l'une des cartes du calendar pour modifier le primary field ou le date field associé utilisés pour le calendar.

Vous pouvez faire glisser une carte sur le calendar et la faire passer d’une date à une autre. Dans ce cas, la nouvelle date se met à jour automatiquement dans le date field.

Lorsque vous faites glisser un record de la liste de droite vers le calendar, la date s’actualise aussi dans la liste sur la droite.

Et lorsque vous faites glisser une carte du calendar vers la liste de droite, cette carte n’affiche plus de date. Elle est comme "déprogrammée".

Calendar view pro features


Si vous êtes sur la base d'un workspace Pro plan, vous avez accès à des fonctionnalités avancées dans la calendar view. Elles permettent à ceux dont le workflow est axé essentiellement sur des calendars d’obtenir un maximum d’informations des records et de concevoir des calendars plus perfectionnés. Vous pouvez :


• sélectionner plusieurs date fields
• afficher plusieurs calendars dans une même vue
• colorer les cartes avec des options de filtrage

Kanban view


La Kanban view vous permet d’afficher vos records sous forme de cartes classées dans des listes. Le classement est défini conformément aux options du single select field ou du single collaborator field. Vous pouvez faire glisser une carte d'une liste à une autre pour modifier la valeur dans son single select field ou l’assigner à un autre collaborateur.

Créons une kanban view qui classe nos films en fonction de leur statut. Pour créer une nouvelle kanban view, cliquez sur la sidebar. Dans la section Create a view, sélectionnez l'option Kanban.

Une fenêtre "Choose a grouping field" s’ouvre, vous demandant de choisir quel field utiliser pour structurer votre kanban view. Vous devez sélectionner un single select field ou un single collaborator field. Nous n'avons que le field "Statut" dans notre table Films pour le moment. Sélectionnez donc "Statut" et cliquez sur Done.

Une fois le field sélectionné, votre Kanban view affiche vos records sous forme de cartes classées dans des listes. Le classement est défini conformément aux options du single select field "Statut".  Renommons cette vue "Kanban par Statut".

Vous pouvez modifier l'apparence de vos cartes en cliquant sur le bouton Customize cards.

Dans ce menu, vous pouvez masquer certains fields pour n’afficher que les informations qui vous intéressent. Essayons d’afficher uniquement les dates de sortie.

Vous pouvez masquer une liste en cliquant sur les flèches Collapse stack en bas de chaque liste.

Vous pouvez également faire glisser les cartes d’une liste à une autre, ou les réorganiser dans une même liste.

La gallery view permet d’afficher vos records sous forme de grandes cartes dans une grille. Les gallery views sont idéales pour les images même s’il n’est pas nécessaire d'avoir un attachment field pour créer une gallery view.

Créons une gallery view pour voir les affiches des films du field Affiches. Pour créer une nouvelle gallery view, cliquez sur la sidebar. Dans la section Create a view, sélectionnez l'option Gallery.

Renommons cette vue "Affiches des films".

Notez que dans cette nouvelle gallery view, vos images sont affichées en plus grand par rapport au field Affiches. C'est parce que le field Affiches est le cover field de cette gallery view. Par défaut, une nouvelle gallery view détecte si vous avez des attachment fields et définit le premier de ces attachment fields comme le cover field de vos cartes.

Vous pouvez modifier l’apparence de vos cartes dans la gallery view en cliquant sur le bouton Customize cards. Dans ce menu, vous pouvez changer le cover field et sélectionner l’option Crop (pour étendre l’image) ou l’option Fit (pour dézoomer et voir l’image en entier).

Vous pouvez également ne pas choisir de cover field. Il est possible de masquer certains fields pour n’afficher que les informations qui vous intéressent, ou réorganiser l'ordre des fields sur les cartes en faisant glisser les noms des fields.

Essayons d’afficher seulement le Statut, le genre et le Synopsis de chaque film, dans cet ordre.

Vous constatez que comme dans une kanban view, vous pouvez faire glisser les cartes et les réorganiser comme vous le souhaitez.

Forms


Les formulaires sont spéciaux, ils sont principalement conçus pour intégrer de nouvelles informations dans votre base et non pour visualiser des données déjà stockées dans votre base. Grâce aux formulaires, vous pouvez collecter des informations auprès d’une personne extérieure à votre base et les incorporer automatiquement dans une base Airtable – ils sont très utiles pour gérer les dépenses, sonder vos collègues, recueillir des informations sur les clients, etc.

Créons un formulaire pour collecter des avis sur nos films. Pour créer un nouveau formulaire, cliquez sur la sidebar et dans la section Create a view, sélectionnez l'option Form.

Un formulaire à compléter s’ouvre. Les fields du formulaire sont ceux de votre table. Vous pouvez donner un nom et une description à votre formulaire – nommons-le "Donnez votre avis".

Vous pouvez modifier les fields de votre formulaire et les classer comme vous le souhaitez. Pour supprimer un field du formulaire, faites-le glisser vers la gauche.

Pour déplacer un field, faites-le glisser vers l’emplacement souhaité.

Nous voulons que ce formulaire puisse être complété rapidement. Supprimons donc tous les fields exceptés les fields Name, Genre et Synopsis.

Cliquez sur un field du formulaire pour le customiser : vous pouvez modifier le nom du field, ajouter un texte ou rendre un field obligatoire pour pouvoir soumettre le formulaire.

Si votre base se trouve dans un workspace Pro plan, vous pouvez ajouter une cover image et un logo.

Après avoir customisé votre formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Share form pour obtenir le lien vers le formulaire que vous pouvez partager avec d’autres personnes. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Open form pour commencer à l’utiliser ou le partager.

À présent, vous savez créer tous les types de vues, customiser ces vues et à quoi sert chaque view type. Dans le prochain cours, nous verrons comment utiliser la base de données d’Airtable pour perfectionner votre base.


Voir l'article officiel du support Airtable (en anglais).

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