Si vous avez suivi ce guide, votre table est déjà bien remplie, avec différents field types et différentes vues.

Nous avons maintenant tous les outils nécessaires pour créer d'autres tables et stocker d'autres informations.

Notez que lorsque nous créerons ces nouvelles tables, elles ne stockeront pas simplement des informations dissociées les unes des autres : nous pourrons représenter la façon dont nos films, nos acteurs etc., sont liés les uns aux autres, en utilisant un field type spécial nommé linked record field et en nous servant de la base de données relationnelle d'Airtable. Vous n'aurez plus d'informations en double ni d'incohérences !


Éléments essentiels
Bases de données relationnelles et linked record fields
Comment créer des linked record fields
Méthode #1 : Créer une nouvelle linked table à partir d'un field existant (recommandé !)
Méthode #2 : Lier deux tables existantes

Éléments essentiels


• Airtable est une base de données relationnelle, ce qui signifie qu'elle est conçue pour représenter les relations entre différents concepts et/ou objets.
• Un linked record field représente une relation entre deux différents objets, concepts ou individus. Vous pouvez l'utiliser pour lier deux tables, comme les tables Films et Acteurs.
• Vous pouvez convertir un field existant en un linked record pour créer une nouvelle linked table ou vous pouvez lier deux tables existantes entre elles.
• Il y a une réciprocité (ou symétrie) des linked record fields dans les tables. Donc, lorsque vous créez un linked record field qui lie la table Films à la table Acteurs, un autre linked record field est également créé, liant la table Acteurs à la table Films.

Bases de données relationnelles et linked record fields


Sur Airtable, chaque base vous donne la flexibilité et la puissance d'une base de données relationnelle.

  • Une base de données est un ensemble d'informations organisées
  • Une base de données relationnelle est un type de base de données qui utilise des tables associées pour structurer les informations.

Lorsque vous utilisez une base de données relationnelle, vous pouvez mieux modéliser la façon dont différents concepts, projets ou individus sont liés les uns aux autres et éviter d’avoir des informations doubles et des incohérences dans votre workflow.

Sur Airtable, nous pouvons représenter les relations (links !) entre les records de différentes tables avec un field type spécial appelé linked record field. Ainsi, dans notre base démo, si nous avions une table Films et une table Acteurs, nous pourrions utiliser des linked record fields pour lier la table Films et la table Acteurs entre elles, de sorte que chaque film soit lié à ses acteurs et que chaque acteur soit lié au(x) film(s) dans le(s)quel(s) il a joué.

Les linked record fields apparaissent en bleu. Il suffit de cliquer dessus pour avoir un expanded record et visualiser les informations importantes de l’autre table.

Les linked record fields permettent également de ne saisir les informations qu'une seule fois et de ne les modifier qu'à un seul endroit. Par exemple, si la date de sortie d'un film change, cette information ne doit être corrigée qu'à un seul endroit et sera actualisée partout où elle est liée. Vous pouvez aller plus loin avec les linked records et les utiliser pour connaître les informations stockées dans les autres tables.


Comment créer des linked record fields


Reprenons notre base Démo. Supposons que nous souhaitions stocker plus d'informations sur les acteurs de nos films, comme le nombre de films dans lesquels ils ont joué, leur biographie, leur photo, etc. Il ne serait pas logique de stocker ces données propres aux acteurs dans la table Films puisque la table Films est spécifiquement dédiée aux informations propres aux films. Nous devrions plutôt créer une toute nouvelle table - Acteurs - et la lier à la table Films existante.

Il existe deux méthodes différentes pour lier les films et les acteurs. Si vous avez déjà créé un field pour les acteurs dans votre table Films, il est préférable d’utiliser ce field pour créer une nouvelle linked table.

Méthode #1 : Créer une nouvelle linked table à partir d'un field existant (recommandé !)

Nous pouvons rapidement créer et remplir une nouvelle table Acteurs avec les valeurs existantes en convertissant le field Acteurs principaux existant en un linked record field. Super !

Pour commencer, revenez au field Acteurs principaux que vous avez créé.

Ce Single line text field affiche uniquement les noms des acteurs de nos films. Il n'est pas idéal pour stocker des informations structurées à propos de ces acteurs. Nous allons convertir ce field en un linked record field et créer une nouvelle table Acteurs qui sera liée à notre table Films existante.

Lorsque Airtable convertit un text field en un linked record field, il analyse s'il y a des virgules dans une cellule pour déterminer si elle contient plusieurs valeurs. Avant d'effectuer une conversion, assurez-vous que les noms des acteurs sont séparés par des virgules.

Ensuite, allez dans le menu de customisation du field et sélectionnez l'option Customize field type. Choisissez Link to another record. Puisque nous voulons créer une nouvelle table, cliquez sur + Create a new table.

Par défaut, le nom de la nouvelle table est celui du field que vous convertissez ("Acteurs principaux", dans notre cas), mais vous pouvez renommer cette nouvelle table si vous le souhaitez.

Si vous êtes prêt, cliquez sur "Save" pour convertir les valeurs du field en links et pour créer une nouvelle table Acteurs !

Cliquez sur votre nouvelle table Acteurs. Elle comporte deux fields : le primary field, qui est un Single line text field avec les noms des linked records et un linked record field qui renvoie aux films de la table Films. Notez qu'en créant le linked record field dans la table Films, vous avez également créé un autre linked record field, par réciprocité, dans la table Acteurs.

Vous pouvez customiser encore votre table pour la rendre plus attrayante. Créez un Attachment field pour ajouter les photos des acteurs, ou encore un Count field pour ajouter le nombre de films dans lesquels chaque acteur a joué.


Méthode #2 : Lier deux tables existantes


Au lieu d'utiliser un field existant pour créer une nouvelle linked table, vous pouvez commencer par créer une nouvelle table, puis lier cette nouvelle table à la première. Dans cet exemple précis, c'est un peu plus complexe qu’avec la méthode #1. Mais dans d'autres cas, la méthode #2 peut être plus simple (par exemple, si vous importez plusieurs CSV dans différentes tables et que vous voulez ensuite revenir en arrière et les lier).

Pour créer une nouvelle table, cliquez sur le bouton + à côté de l'onglet Films. Vous avez deux options : Create empty table, ou Import a Spreadsheet. Sélectionnez l'option Create empty table.

Une nouvelle table est créée, nommée "Table 2" par défaut. Renommez cette table "Acteurs".

À présent, nous allons customiser cette nouvelle table Acteurs. Tout d'abord, vous devez saisir les noms des différents acteurs dans le primary field. Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer et personnaliser d’autres fields pour rendre votre table plus attrayante. Créez un Attachment field pour ajouter les photos des acteurs ou encore un Count field pour ajouter le nombre de films dans lesquels chaque acteur a joué. (Notez qu’il n’est pas nécessaire de créer un field avec les noms des films - cela se fera automatiquement plus tard).

Retournez dans la table Films. Vous avez dû créer un field Acteurs principaux de type Single line text ; si ce n'est pas le cas, vous pouvez le faire maintenant. Nous allons convertir ce field en un linked record field lié à la table Acteurs que nous venons de créer.

Lorsque Airtable convertit un text field en un linked record field, il analyse s'il y a des virgules dans une cellule pour déterminer si elle contient plusieurs valeurs. Avant d'effectuer une conversion, assurez-vous que les noms des acteurs sont séparés par des virgules.

Si vous êtes prêt, allez dans le field customization menu et sélectionnez l’option Customize field type. Choisissez Link to another record et sélectionnez la table vers laquelle vous souhaitez lier les records. Dans notre cas, nous allons choisir la table Acteurs.

Une fois la table Acteurs sélectionnée, cliquez sur Save puis sur Convert. Vous remarquez que le field Acteurs de votre table Films est devenu un linked record field et que les noms des acteurs dans les cellules sont colorés en bleu.

Allez maintenant dans la table Acteurs. Vous constatez qu'en créant le linked record field dans la table Films, vous avez également créé un autre linked record field, par réciprocité, dans la table Acteurs.

Maintenant que vous avez réussi à lier vos films à leurs acteurs et les acteurs à leur(s) film(s), de nouvelles fonctionnalités apparaissent dans votre base. Comme mentionné précédemment, il suffit de cliquer sur un linked record coloré en bleu pour ouvrir la version expanded record et visualiser les informations importantes de l’autre table. Les linked records vous permettent également d'utiliser trois field types spéciaux : lookup, count et rollup.


Voir l'article officiel du support Airtable (en anglais).

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