Bienvenue sur Airtable !

 Que vous soyez restaurateur, designer ou commerçant, Airtable vous permet de créer tout ce qu’il est possible d’imaginer pour gagner en productivité. C’est un outil personnalisable que vous pouvez façonner selon vos besoins.

Contrairement à un tableur traditionnel ou à un système de gestion de projet, Airtable est une database (base de données) ultra flexible permettant non seulement de connecter vos données mais également de concevoir un workflow (flux de travail) adapté.

Vous savez maintenant à quoi sert Airtable. Mais par où commencer ? Penchons-nous d’abord sur ce que vous voyez lorsque vous accédez à Airtable.

Éléments essentiels
Qu'est-ce qu'un workspace ?
Qu'est-ce qu'une base ?
Comment créer une base ?
Utiliser un template Airtable
Explorer Airtable Universe
Importer un fichier CSV et le convertir en une base
Créer une base à partir de zéro
Créer votre première base

Éléments essentiels

• Un workspace est un ensemble de bases partagées par plusieurs personnes.
• Une base appartient à un workspace. Une base est une database contenant toutes les données propres à un projet spécifique, stockées dans une ou plusieurs tables.
• Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle base :
o À partir de l’un des templates Airtable
o À partir d’une base publiée par un autre utilisateur sur Airtable Universe
o En important un fichier CSV
o En partant de zéro

Lorsque vous ouvrez Airtable pour la première fois, vous voyez une multitude d’icônes colorées classées par catégories. Ces catégories sont des workspaces et les icônes sont des bases.

Qu'est-ce qu'un workspace ?

Un workspace est un ensemble de projets partagés par plusieurs collaborateurs (par exemple, les employés d’une PME, les membres d’une même famille etc.). Lorsque vous accédez à la page d'accueil, vous pouvez voir tous les workspaces dont vous êtes le collaborateur.

Voici un exemple de page d’accueil Airtable :

Sur cette image, vous pouvez voir deux workspaces comprenant chacun plusieurs bases.

Qu'est-ce qu'une base ?

Chaque icône colorée d'un workspace représente une base. Une base - abréviation de "database" - contient toutes les données relatives à un projet, à plusieurs projets ou à un workflow.

Ces icônes font partie d’un workspace. Chaque icône représente une database personnalisable. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.

Comment créer une base

Le meilleur moyen de comprendre à quoi sert une base et comment l'exploiter est d'en créer une. Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle base :

  • Si vous êtes novice, les templates Airtable sont de bons points de départ pour créer votre propre base personnalisée.
  • Si vous avez l’habitude d’utiliser un tableur traditionnel, Airtable peut importer votre fichier CSV et le convertir en une base.
  • Si vous êtes confiant (ou si vous suivez ce guide !), vous pouvez créer une base à partir de zéro et laisser libre cours à vos envies.
  • Vous pouvez également copier une base publiée par un autre utilisateur sur Airtable Universe.

Quel que soit votre choix, pas de panique ! Vous pourrez toujours modifier la structure et l’aspect de votre base plus tard.

Utiliser un template Airtable

L'équipe Airtable a conçu des centaines de templates bien spécifiques comme un annuaire des employés, un calendrier éditorial pour les réseaux sociaux, etc. Ces templates sont des bases pré-remplies avec une structure et du contenu. Si vous débutez sur Airtable, consultez un ou deux templates pour vous inspirer - vous pourrez toujours les personnaliser plus tard selon vos besoins.

Pour utiliser un template, cliquez sur le bouton + Add a base dans le workspace où vous souhaitez placer la copie du template. L'option Start with a template vous permet d’accéder à la galerie des templates.

Dans la galerie des templates, vous pouvez faire une recherche pour trouver les templates pertinents ou parcourir les différentes catégories sur le côté.

Pour obtenir plus d'informations sur un template, cliquez sur sa card (fiche) pour accéder à sa page. Vous y trouverez une description détaillée et un aperçu du template. Lorsque vous avez trouvé le template idéal, cliquez sur le bouton Use template pour le copier !

Le template est pré-rempli avec des datas exemples. Une fois copié, vous pouvez supprimer ces datas exemples à tout moment et intégrer vos propres données dans le template.

Explorer Airtable Universe

Des adeptes d'Airtable à travers le monde ont conçu leurs propres bases et ont décidé de les partager en les publiant sur Airtable Universe ! Explorez Airtable Universe pour vous inspirer et si vous trouvez votre bonheur, vous pouvez copier n'importe quelle base sur Airtable Universe et la personnaliser.

Pour accéder à Airtable Universe, cliquez sur l'en-tête Universe en haut de la page d'accueil.

Sur la page d’accueil d’Airtable Universe, vous pouvez faire une recherche pour trouver les bases pertinentes ou parcourir les différentes catégories sur le côté.

Pour en savoir plus sur une base, cliquez sur sa card pour accéder à sa page. Vous y trouverez une description de cette base et apprendrez à l’utiliser. Si vous cliquez sur le bouton Explore the base, vous pouvez découvrir la façon dont la base est structurée et le type de données qu'elle contient.

Si une base vous plait, vous pouvez la copier en cliquant sur le bouton Copy base.

Vous pouvez même remercier le créateur en attribuant un❤️ à sa base.

Les bases sur Universe peuvent ou non être pré-remplies avec des datas exemples. Après avoir copié votre base, vous pouvez supprimer ces datas exemples à tout moment et intégrer vos propres données dans le template. Un jour – ou après avoir lu ce guide - vous publierez peut-être vos bases sur Airtable Universe pour permettre à d’autres utilisateurs de s’en inspirer.

Importer un fichier CSV et le convertir en une base

Si vous aviez l’habitude de travailler avec un tableur, sachez qu’Airtable peut importer votre fichier CSV et le convertir en une base. Pour obtenir un fichier CSV, ouvrez votre application d'origine et exportez les données sous forme de fichier CSV.

Ensuite, allez sur la page d'accueil d’Airtable, cliquez sur le bouton Add a base dans le workspace souhaité et sélectionnez l'option Import data.

Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez télécharger votre CSV.

Vous pouvez également copier les colonnes et les lignes d'un tableur traditionnel en appuyant sur Ctrl + C (Cmd + C pour les Mac) et les coller dans le champ Or, paste table data en appuyant sur Ctrl + V (Cmd + V pour les Mac).

Notez que même si vous créez une base en utilisant une autre méthode, vous pourrez toujours importer les données d'un tableur traditionnel dans une base existante par la suite.

Créer une base à partir de zéro

Enfin (et surtout), vous pouvez créer une base à partir de zéro. Si vous partez de zéro, il est préférable de savoir comment vous souhaitez structurer votre base. Quoi qu’il en soit, vous pourrez la modifier ultérieurement alors lancez-vous, même si vous êtes un peu perdu.

Pour créer une base à partir de zéro, cliquez sur le bouton Add a base et sélectionnez l'option Start from scratch.

Créer votre première base

Commençons par créer une base à partir de zéro.

Une fois votre base créée, le menu de personnalisation de la base s'ouvre automatiquement. Dès lors, vous pouvez nommer votre nouvelle base, choisir une couleur et une icône pour votre base. Tous ces éléments pourront être modifiés ultérieurement, lorsque vous serez dans la base.

Dans le prochain cours, nous verrons ce qui constitue une base Airtable et vous commencerez à customiser votre première base !


Voir l'article officiel du support Airtable (en anglais).

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