Cet article explique comment ajouter un workspace collaborator (collaborateur d'un workspace) et gérer ses permissions. Si vous voulez supprimer un workspace collaborator, consultez cet article. Pour en savoir plus sur la collaboration sur Airtable, parcourez cet article.
Ajouter un workspace collaborator par email
Créer un lien d'invitation d'un workspace collaborator
Introduction
Un workspace collaborator a accès à toutes les bases d'un workspace (à un niveau de permission spécifié). Si les membres de votre équipe ont besoin de collaborer ensemble sur plusieurs bases, envisagez de créer un workspace pour faciliter la collaboration. Si certaines personnes n'ont besoin de travailler que sur quelques bases de votre workspace, faites plutôt de ces personnes des base collaborators (collaborateurs d'une base). Pour en savoir plus sur ce que coûte l'ajout d'un collaborateur, consultez cet article.
Plus d'informations sur les collaborateurs et les niveaux de permission dans ce guide sur la collaboration.
Ajouter un workspace collaborator par email
Sur la page d'accueil d'Airtable, cliquez sur le bouton vert SHARE à côté de votre workspace.
Une fenêtre de partage s'ouvre. Sous la mention "Invite by email", vous pouvez saisir l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter à collaborer à votre workspace. Si vous importez vos contacts, nous complétons automatiquement les adresses email pour faciliter l'ajout de workspace collaborators.
Vous pouvez ajouter plusieurs emails en les séparant par une virgule.
Configurer le niveau de permission
Vous pouvez également sélectionner le niveau de permission pour le workspace collaborator et ajouter un message. La personne que vous invitez verra le message dans son email d'invitation.
Envoyer l'email d'invitation
Ensuite, cliquez sur le bouton bleu "Send invite". Notez qu'un workspace collaborator aura un accès total à toutes les bases d'un workspace ; si vous ne souhaitez partager que certaines bases avec quelqu'un, faites plutôt de cette personne un base collaborator.
Ajouter un workspace collaborator via un lien d'invitation
Si vous souhaitez inviter plusieurs personnes à un workspace, au lieu de les inviter une par une, vous pouvez créer un lien qui autorise l'accès (au niveau de permission spécifié) à toute personne qui ouvre ce lien.
Notez que vous devez être un workspace owner ou creator pour pouvoir créer un lien d'invitation. Si vous êtes un editor, commenter ou read-only workspace collaborator (collaborateur de workspace en lecture seule), vous ne pouvez pas créer de lien d'invitation.
Créer le lien d'invitation
Pour créer le lien d'invitation, cliquez sur le bouton vert SHARE à côté du workspace concerné.
Dans la fenêtre de partage, vous avez deux options : Invite by email et Invite by link. L'option par défaut est Invite by email. Cliquez sur Invite by link.
Configurer le niveau de permission
Vous pouvez configurer le niveau de permission associé au lien d'invitation. Par défaut, l'accès creator est accordé à toute personne qui ouvre le lien. Mais si vous cliquez sur le menu déroulant, vous pouvez également définir un accès owner, editor, commenter ou read-only à toute personne qui ouvre le lien. (Pour en savoir plus sur les niveaux de permission, consultez cet article).
Optionnel : ajouter une restriction de domaine
Vous pouvez faire fonctionner le lien pour quiconque ayant un compte Airtable ou ne le faire fonctionner que pour les personnes ayant des adresses email avec un domaine spécifique. Cette dernière option est utile si vous travaillez pour une organisation et que vous souhaitez limiter l'accès au workspace aux membres de cette organisation.
Après avoir définis le niveau de permission et la restriction de domaine, cliquez sur le bouton bleu Create link pour créer le lien d'invitation. Une nouvelle section "Invite links" sera créée. Elle affichera tous les liens d'invitation qui ont été créés pour ce workspace. Un workspace peut avoir plusieurs liens d'invitation, avec des niveaux de permission et des restrictions de domaine différents.
Copier et envoyer le lien d'invitation
Pour copier un lien d'invitation dans votre clipboard, cliquez sur l'icône située à côté du code HTML du lien d'invitation. Une notification "Link copied" devrait apparaître sur votre écran confirmant que le lien a été copié.
Vous pouvez modifier le niveau de permission associé à un lien d'invitation en cliquant sur le menu déroulant situé à droite du lien.
Supprimer des liens d'invitation
Pour supprimer un lien d'invitation, cliquez sur le X à droite du lien d'invitation. Supprimer le lien d'invitation a pour effet de le désactiver et quiconque tentera d'utiliser l'ancien lien ne pourra pas accéder au workspace.
Supprimer un Workspace Collaborator
Vous pouvez supprimer un workspace collaborator en utilisant la fenêtre de partage du workspace et en cliquant sur le X à côté du nom de ce collaborateur.
Il s'agit d'une traduction de cet article du support Airtable.
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