Un base collaborator (collaborateur d'une base) a accès à une base spécifique sans nécessairement avoir accès aux autres bases d'un workspace. C'est pratique pour collaborer avec des individus qui n'ont pas besoin d'accéder à toutes les bases d'un workspace. Au lieu d'ajouter la même personne en tant que base collaborator de plusieurs bases dans un seul workspace, faites-la plutôt workspace collaborator (collaborateur de workspace).

Notez que l'ajout d'un billable collaborator (niveau commenter, editor, creator ou owner) à votre base ou workspace, est payant. Pour en savoir plus sur les collaborateurs et les niveaux de permission, consultez ce guide sur la collaboration. Pour apprendre à modifier ou à supprimer les permissions d'un collaborateur, parcourez cet article.

Ajouter un base collaborator par email

Créer un lien d'invitation base collaborator

Supprimer des base collaborators

Gérer les collaborateurs des bases et workspaces

Ajouter un base collaborator par email


Pour ajouter un ou plusieurs collaborateurs à une base individuelle sans les ajouter à tout un workspace, ouvrez la fenêtre de partage de cette base. Vous pouvez y accéder depuis la page d'accueil en cliquant sur la flèche qui apparaît lorsque vous survolez l'icône d'une base, puis en cliquant sur le bouton Share dans le menu déroulant qui apparaît.

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Vous pouvez également y accéder depuis une base en cliquant sur le bouton Share en haut à droite de la table.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous la mention "Invite par email", saisissez l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter à collaborer à la base.

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Vous pouvez ajouter plusieurs emails en les séparant par une virgule.

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Vous pouvez également configurer le niveau de permission pour le(s) collaborateur(s) en utilisant le menu déroulant à droite.

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Vous pouvez aussi envoyer un message à la personne avec laquelle vous souhaitez collaborer. Cette personne trouvera ce message dans son email d'invitation. Ensuite, cliquez sur le bouton "Send Invite".

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Créer un lien d'invitation base collaborator


Si vous souhaitez inviter plusieurs personnes à une base, au lieu de les inviter une par une, vous pouvez créer un lien autorisant l'accès (au niveau de permission spécifié) à toute personne qui ouvre ce lien.

(Notez que vous devez avoir au moins des permissions de niveau creator pour pouvoir créer un lien d'invitation - si vous êtes un editor, commenter ou read-only base collaborator (collaborateur de la base en lecture seule), vous ne pouvez pas créer de lien d'invitation.

Pour créer le lien d'invitation, ouvrez la fenêtre de partage. Vous pouvez le faire depuis la page d'accueil ou depuis la base que vous souhaitez partager.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous avez deux options : "Invite by email" et "Invite by link". "Invite by email" est l'option par défaut. Cliquez sur "Invite by link".

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Vous pouvez configurer le niveau de permission associé au lien d'invitation. Par défaut, l'accès creator est accordé à toute personne qui ouvre le lien. Mais si vous cliquez sur le menu déroulant, vous pouvez également définir un accès editor, commenter ou read-only. (Pour en savoir plus sur les niveaux de permission, consultez cet article).

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Vous pouvez aussi faire fonctionner le lien pour quiconque ayant un compte Airtable ou ne le faire fonctionner que pour les personnes ayant des adresses email avec un domaine spécifique. Cette dernière option est utile si vous travaillez pour une organisation et que vous souhaitez limiter l'accès à la base aux membres de cette organisation.

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Après avoir définis le niveau de permission et la restriction de domaine, cliquez sur le bouton bleu Create link pour créer le lien d'invitation. Une nouvelle section "Invite links" sera créée, affichant tous les liens d'invitation qui ont été créés pour cette base. Une base peut avoir plusieurs liens d'invitation, avec des niveaux de permission et des restrictions de domaine différents.

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Pour copier un lien d'invitation dans votre clipboard, cliquez sur la petite icône située à côté de l'URL du lien d'invitation. Une notification "Link copied" devrait apparaître sur votre écran confirmant que le lien a été copié.

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Pour supprimer un lien d'invitation, cliquez sur le X à droite du lien d'invitation. Supprimer le lien d'invitation aura pour effet de le désactiver et toute personne qui tentera d'utiliser l'ancien lien ne pourra pas accéder à la base.

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Supprimer des base collaborators

Pour supprimer un base collaborator, cliquez sur le "X" situé à côté du nom collaborateur.

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Gestion des collaborateurs des bases et workspaces

Pour gérer vos collaborateurs, allez dans les paramètres de votre workspace.

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Vous pouvez voir la liste de toutes les bases de ce workspace et savoir quel collaborateur a accès à quelle base. Vous pouvez également gérer les workspace collaborators.

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Il s'agit d'une traduction de cet article du support Airtable.

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